在這篇文件要講解企業中對於員工的進出信件做備份及稽核的作法. 信件備份的需求通常來自於主管想要查看員工的工作信件以了解其進度, 適時給予指導或甚至是要預妨公司機密資料外洩等目標.

以下我將以範例來說明整個設計方式.

 

假設公司的信箱帳號內容如下:

• boss (老闆)
  • manager1 (主管1)
    • employee1 (員工1)
    • employee2 (員工2)
  • manager2 (主管2)
    • employee3 (員工3)
    • employee4 (員工4)

假設我們的目的是要將主管(manager)收到的信備份給老闆(boss), 員工(employee)收到的信備份給主管(manager);並將伺服器外寄的信件也備份起來.

首先我們先針對收進來的信進行備份的設定.

(1) 建立一個新帳號 backup4boss, 將主管 manger1, manager2 的帳號設定的收件備份都設定為 backup4boss, 將 backup4boss 這個帳號及密碼給 boss 讓他多設這個帳號來收主管備份信.

(2) 建立一個新帳號 backup4manager1, 將員工 employee1, employee2 的帳號設定的收件備份都設定為 backup4manager1, 並將 backup4manager1 這個帳號及密碼給 manager1 讓他多設這個帳號來收員工備份信.

(3) 建立一個新帳號 backup4manager2, 將員工 employee3, employee4 的帳號設定的收件備份都設定為 backup4manager2, 並將 backup4manager2 這個帳號及密碼給 manager2 讓他多設這個帳號來收員工備份信.

以上(1)(2)(3)就已經完成了內送信件的階層備份. 老闆可以看到主管的信, 主管可以看到員工的信.

 

至於外寄信件部份, 您可以選擇完整備份伺服器寄出信件或針對帳號做寄件備份兩種模式, 二擇一即可建議不用一併使用浪費硬碟空間, 其方法如下:

完整備份伺服器寄出信件:

(1) 先建立一個新帳號 backupout, 再到 [伺服器設定]-[Log設定]-[備份外寄信件] 設定將外寄信件備份到 backupout.

(2) 準備一台機器將其 outlook 設定好 backupout 帳號並讓它自動收此帳號的信, 並為 boss, manager1, manager2, employee1, employee2, employee3, employee4 建立子目錄及相關郵件規則(關鍵字為帳號名)將各帳號寄出的信都在收到 outlook 後移到相對應的目錄存放以供未來稽核及搜尋之用.

針對帳號做寄件備份:

(1) 在帳號 employee1, employee2 的寄件備份設定為 backup4manager1

(2) 在帳號 employee3, employee4 的寄件備份設定為 backup4manager2

(3) 在帳號 manager1m manager2 的寄件備份設定為 backup4boss

這樣一來, 員工1, 2 寄信會一樣備到 backup4manager1 去; 員工 3, 4 寄信會備到 backup4manager2 去; 而經理1, 2 寄信則會備到 backup4boss 去.

 

如此一來, 信件內送及外寄就已有相對應帳號會將信備存下來, 達到企業內部信件管控的目標.

 

此外, 備份方式如果不一股腦兒丟到統一的帳號來查看的話, 可以考慮僅設立用戶的進出備份帳號, 以上述為例, 就只要建立employee1_in , employee1_out 當做 employee1 的進、出備份帳號, 將密碼只給主管知道, 這樣就可以做到用戶的信件備份且主管要查看下屬的信件時只要登入對應的帳號的 Webmail 即可.

此種備份方式的好處是當employee1 的個人電腦不幸損毀的話, outlook 的信都沒了, 還可以透過接收 employee1_out 來回復寄件備份匣, 透過接收 employee1_in 來回復收件匣的信件, 此為不少使用者推薦使用的信件備份方式.

 

 

 

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最近更新日期: 2010/3/24